Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung & Überstundenabbau) richtig pflegen

Im Gegensatz zur Pflege der Anwesenheiten in der Zeiterfassung, können in der Urlaubsverwaltung unterschiedliche Arten von Abwesenheiten wie z.B. Urlaube, Krankmeldungen oder Überstundenabbau. Letzteres kann in den Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Wer genehmigt eine Abwesenheit?

Der einfache Genehmigungsprozess für Abwesenheiten sieht vor, dass Abwesenheitsanträge von einem Abteilungsleiter oder Chef genehmigt werden.

Außerdem gibt in der Urlaubsverwaltung auch einen zweistufigen Genehmigungsprozess.

Wer wird informiert, wenn ein Abwesenheitsantrag gestellt wurde?

Wenn ein Abwesenheitsantrag gestellt wurde, erhält der betroffene Mitarbeitende sowie alle Personen, die ein berechtigtes Interesse an dieser Information haben, wie der Abteilungsleiter und Freigabe-Verantwortlicher des Mitarbeitenden als auch globale Chefs eine E-Mail-Benachrichtigung.

Vorausgesetzt bei diesen Personen ist die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung aktiviert.

Wer wird informiert, wenn ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde?

Wenn ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde, erhalten sowohl der betroffene Mitarbeitende, sowie alle Personen die ein berechtigtes Interesse an dieser Information haben, wie der Abteilungsleiter und Freigabe-Verantwortlicher des Mitarbeitenden als auch die Office-Mitarbeitenden eine E-Mail-Benachrichtigung.

Vorausgesetzt beim Office-Benutzer ist die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung aktiviert.

Wer wird informiert, wenn ein Abwesenheitsantrag abgelehnt wurde?

Wenn ein Abwesenheitsantrag abgelehnt wurde, erhält nur der betroffene Mitarbeiter eine E-Mail.

Kann eine Vertretung angegeben werden?

Ja, bei der Antragsstellung können optional eine oder mehrere Vertretungen angegeben werden. Für jede Vertretung kann eine eigene Notiz hinterlegt werden. Die ausgewählten Personen werden über die Vertretung per E-Mail benachrichtigt.

Außerdem ist für die Vertretung unter dem Menü-Punkt "Abwesenheiten" im Abschnitt "Aktuelle und zukünftige Vertretungen" eine Übersicht aller Vertretungen einsehbar.

Wird die Vertretung informiert?

Die Vertretung erhält eine Mitteilung per E-Mail. Die E-Mail enthält zusätzlich einen Kalendereintrag als Anhang für den Import in den eigenen Kalender.

Wie funktioniert der zweistufige Genehmigungsprozess von Abwesenheiten?

Der einfache Genehmigungsprozess für Abwesenheitsanträge sieht vor, dass die Anträge von einem Abteilungsleiter oder Chef genehmigt werden.

Beim zweistufigen Genehmigungsprozess ist der Antrag nach der Genehmigung durch den zuständigen Abteilungsleiter nur vorläufig genehmigt. Die endgültige Freigabe erfolgt durch einen Benutzer mit der Berechtigung zur Freigabe.

Voraussetzungen: Wie beim Abteilungsleiter muss der Freigabe Verantwortliche der Abteilung zugeordnet sein, für deren Mitarbeiter er zuständig ist. Des Weiteren muss der zweistufige Genehmigungsprozess für die einzelnen Abteilungen aktiviert werden. So lassen sich beide Workflows für jeweils verschiedene Abteilungen nutzen.

Welche Abwesenheitsarten gibt es?

Die Urlaubsverwaltung ist mit folgenden Abwesenheitsarten standardmäßig voreingestellt:

• Erholungsurlaub
• Sonderurlaub
• Unbezahlter Urlaub
• Überstundenabbau

Zusätzlich können viele weitere Abwesenheitsarten in den globalen Einstellungen der Urlaubsverwaltung aktiviert werden. Ebenso können individuelle Abwesenheitsarten angelegt werden.

Die Aktivierung und Deaktivierung ist jederzeit möglich. Bitte beachte, dass durch eine Änderung der Einstellungen bereits vorhandene Abwesenheiten mit der betreffenden Abwesenheitsart nicht verändert werden.

Wie können zusätzliche Abwesenheitsarten konfiguriert werden?

Ja, es ist möglich, weitere Abwesenheitsarten zu konfigurieren. Diese können in den globalen Einstellungen der Urlaubsverwaltung festgelegt werden. Neben einem vordefinierten Set von Abwesenheitsarten können auch individuelle Abwesenheitsarten hinzugefügt werden. Dank der entsprechenden Übersetzungen ins Deutsche, Österreichische, Englische und Griechische bist du auch für deine internationalen Kollegen bestens gerüstet. Die individuellen Abwesenheitsarten werden zudem in der Zeiterfassung berücksichtigt, sodass die Sollstunden entsprechend reduziert werden.

Ist es möglich für eine Abwesenheitsart den Genehmigungsprozess zu aktivieren / deaktivieren?

Ja, du kannst pro Abwesenheitsart festlegen, ob eine Genehmigung notwendig ist, z.B. könnte man die Abwesenheitsart "Ausbildung" ohne Genehmigungsprozess konfigurieren, wohingegen eine "Fortbildung" genehmigt werden muss.

Bitte beachte zusätzlich, dass der für die Abteilung aktive Genehmigungsprozess verwendet wird.

Ist es möglich eine bestimmte Abwesenheitsart für alle Mitarbeitenden sichtbar zu machen?

Ja, du kannst pro Abwesenheitsart festlegen, ob diese für alle Mitarbeitenden sichtbar ist und ohne Informationsverlust dargestellt wird.
Was bedeutet das? Wenn bei einer Abwesenheitsart die Checkbox "sichtbar" deaktiviert ist, werden die Informationen dieser Anträge lediglich für die Mitarbeitenden dargestellt, welche ein berechtigtes Interesse an der Information haben, dass es sich z.B. um einen Erholungsurlaub handelt. Ist die Checkbox aktiviert, erhalten alle Mitarbeitenden, welche die Anträge der Person sehen können, die Information über die Abwesenheitsart. Hiermit könnte man z.B. die Abwesenheitsart "Home-Office" für alle sichtbar machen, sodass diese Information in der Abwesenheitsübersicht zur Verfügung steht.

Ist es möglich die Anzeigefarbe einer Abwesenheitsart anzupassen?

Ja, du kannst bei den Einstellungen zu Abwesenheitsarten die Farbe pro Abwesenheitsart konfigurieren. Diese Farbe wird dann in allen Kalendern und in der Abwesenheitsübersicht verwendet.

Wie kann ich einem Antrag bearbeiten?

Ein selbst erstellter Antrag kann bearbeitet werden, solange er noch nicht genehmigt wurde. Diese Bearbeitung kann vom Mitarbeiter selbst durchgeführt werden.

Das Editieren eines bereits genehmigten Antrags, ist jederzeit durch einen Benutzer mit der Berechtigung Office möglich.

Wie funktioniert der Übergang zwischen zwei Jahren?

Der Erholungsurlaub, welcher im bisherigen Jahr noch nicht genommen wurde, wird in das folgende Jahr als Resturlaub mit Verfall zum Stichtag übernommen. Diese Übernahme passiert in den Standard-Einstellungen am 1.1. des Folgejahres um 05:00 Uhr. Der übernommene Resturlaub beinhaltet alle bis zum 31.12. nicht genommenen Urlaubstage. Dieser Resturlaub kann dann bis zum Ende des Monats März genommen werden. Somit verfällt der Resturlaub in den Standardeinstellungen zum 1. April. Dieser Stichtag kann pro Benutzer konfiguriert werden, sodass der Resturlaub zu einem anderen Stichtag genommen werden muss.

Workflow bei Abwesenheitsanträgen