Wer genehmigt eine Abwesenheit?

Der einfache Genehmigungsprozess für Abwesenheiten sieht vor, dass Abwesenheitsanträge von einem Abteilungsleiter oder Chef genehmigt werden.

Außerdem gibt in der Urlaubsverwaltung auch einen zweistufigen Genehmigungsprozess.

Wer wird informiert, wenn ein Abwesenheitsantrag gestellt wurde?

Wenn ein Abwesenheitsantrag gestellt wurde, erhalten sowohl Abteilungsleiter des Mitarbeiters als auch globale Chefs eine E-Mail-Benachrichtigung.

Vorausgesetzt bei diesen Personen ist die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung aktiviert.

Wer wird informiert, wenn ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde?

Wenn ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde, erhalten sowohl der betroffene Mitarbeiter als auch die Office-Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung. Vorausgesetzt beim Office-Benutzer ist die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung aktiviert.

Wer wird informiert, wenn ein Abwesenheitsantrag abgelehnt wurde?

Wenn ein Abwesenheitsantrag abgelehnt wurde, erhält nur der betroffene Mitarbeiter eine E-Mail.

Kann eine Vertretung angegeben werden?

Ja, bei der Antragsstellung können optional eine oder mehrere Vertretungen angegeben werden. Für jede Vertretung kann eine eigene Notiz hinterlegt werden. Die ausgewählten Personen werden über die Vertretung per E-Mail benachrichtigt.

Übersicht zu aktuellen und zukünftigen Vertretungen

Außerdem ist für die Vertretung unter dem Menü-Punkt "Abwesenheiten" im Abschnitt "Aktuelle und zukünftige Vertretungen" eine Übersicht aller Vertretungen einsehbar.

Übersicht zu aktuellen und zukünftigen Vertretungen

Wird die Vertretung informiert?

Die Vertretung erhält eine Mitteilung per E-Mail. Die E-Mail enthält zusätzlich einen Kalendereintrag als Anhang für den Import in den eigenen Kalender.

Wie funktioniert der zweistufige Genehmigungsprozess von Abwesenheiten?

Der einfache Genehmigungsprozess für Abwesenheitsanträge sieht vor, dass die Anträge von einem Abteilungsleiter oder Chef genehmigt werden.

Beim zweistufigen Genehmigungsprozess ist der Antrag nach der Genehmigung durch den zuständigen Abteilungsleiter nur vorläufig genehmigt. Die endgültige Freigabe erfolgt durch einen Benutzer mit der Berechtigung zur Freigabe.

Voraussetzungen: Wie beim Abteilungsleiter muss der Freigabe Verantwortliche der Abteilung zugeordnet sein, für deren Mitarbeiter er zuständig ist. Des Weiteren muss der zweistufige Genehmigungsprozess für die einzelnen Abteilungen aktiviert werden. So lassen sich beide Workflows für jeweils verschiedene Abteilungen nutzen.

Welche Abwesenheitsarten gibt es?

Die Urlaubsverwaltung ist mit folgenden Abwesenheitsarten standardmäßig voreingestellt:

  • Erholungsurlaub
  • Sonderurlaub
  • Unbezahlter Urlaub
  • Überstundenabbau

Zusätzlich sind viele weitere Abwesenheitsarten in den globalen Einstellungen der Urlaubsverwaltung aktivierbar.

Die Aktivierung und Deaktivierung ist jeder Zeit möglich, bitte beachte das durch eine Änderung der Einstellungen bereits vorhandene Abwesenheiten nicht verändert werden.

Wie können zusätzliche Abwesenheitsarten konfiguriert werden?

Ja, es ist möglich weitere Abwesenheitsarten zu konfigurieren. Diese können in den globalen Einstellungen der Urlaubsverwaltung konfiguriert werden. Fehlt dir eine Abwesenheitsart dann schreib uns einfach!

Konfiguration von Abwesenheitsarten

Ist es möglich für eine Abwesenheitsart den Genehmigungsprozess zu aktivieren / deaktivieren?

Ja, du kannst pro Abwesenheitsart festlegen, ob eine Genehmigung notwendig ist, z.B. könnte man die Abwesenheitsart "Ausbildung" ohne Genehmigungsprozess konfigurieren, wohingegen eine "Fortbildung" genehmigt werden muss.

Bitte beachte zusätzlich, dass der für die Abteilung aktive Genehmigungsprozess verwendet wird.

Wie kann ich die Art der Abwesenheit bei einem Antrag bearbeiten?

Die Art der Abwesenheit kann noch angepasst werden solange der Antrag noch nicht genehmigt wurde. Das Bearbeiten kann durch den Mitarbeiter selbst durchgeführt werden.

Abwesenheit bearbeiten

Um einen bereits genehmigten Antrag zu editieren, muss der bisherige Antrag storniert werden. Ein Benutzer mit der Berechtigung Office kann den Abwesenheitsantrag stornieren und einen neuen Abwesenheitsantrag mit der korrekten Art der Abwesenheit für den gleichen Zeitraum erstellen. Alternativ kann der Antragsteller zunächst die Stornierung seines Antrags anfragen. Sobald diese Stornierungsanfrage genehmigt wurde, kann für den betreffenden Zeitraum ein neuer Antrag mit der korrekten Art der Abwesenheit erstellt werden.

Wie funktioniert der Übergang zwischen zwei Jahren?

Der Erholungsurlaub der im bisherigen Jahr noch nicht genommen wurde wird in das folgende Jahr übernommen. Diese Übernahme passiert in den Standard-Einstellungen am 1.1. des Folgejahres um 05:00 Uhr. Der übernommene Resturlaub beinhaltet alle bis zum 31.12. nicht genommenen Urlaubstage. Dieser Resturlaub kann dann bis zum Ende des Monats März genommen werden.

Workflow bei Abwesenheitsanträgen

Workflow bei Abwesenheitsanträgen