Welche Berechtigungen gibt es?

In der Urlaubsverwaltung gibt es aktuell folgende Arten von Berechtigungen:

  • Benutzer: hat Zugang zur Urlaubsverwaltung und darf Urlaub für sich selbst beantragen
  • Abteilungsleiter: darf Urlaubsanträge für die Benutzer seiner Abteilungen einsehen, genehmigen und ablehnen
  • Freigabe-Verantwortlicher: ist bei der zweistufigen Genehmigung von Anträgen verantwortlich für die endgültige Freigabe
  • Chef: darf Urlaubsanträge aller Benutzer einsehen, genehmigen und ablehnen
  • Office: darf Einstellungen zur Anwendung vornehmen, die Daten aller Mitarbeiter verwalten, Urlaub für alle Mitarbeiter beantragen/stornieren und Krankmeldungen pflegen
  • Inaktiv: hat keinen Zugang mehr zur Urlaubsverwaltung (Daten des Benutzers bleiben zur Archivierung bestehen)

Es ist geplant, das aktuelle Berechtigungskonzept feingranularer zu gestalten.

Wie stelle ich die Berechtigungen eines Benutzers ein?

Als Benutzer mit der Berechtigung Office kannst du über den Menü-Punkt Benutzer in das jeweilige Konto der betreffenden Person navigieren.

Konto eines Benutzers

Hier gibt es die Möglichkeit die Berechtigungen über das "Stift"-Symbol zu editieren.

Berechtigungen editieren

Welcher Benutzer darf nach Registrierung Einstellungen vornehmen?

Nach der Registrierung der Urlaubsverwaltung bekommt der erste Benutzer, der sich einloggt, automatisch die Berechtigung Office

darf Einstellungen zur Anwendung vornehmen, die Daten aller Mitarbeiter verwalten, Urlaub für alle Mitarbeiter beantragen/stornieren und Krankmeldungen pflegen

Alle weiteren Benutzer werden initial mit der Berechtigung Benutzer angelegt. Für zusätzlich Berechtigungen anderer Benutzer müssen diese von ersten Benutzer vergeben werden.

Wie lege ich Mitarbeiter an?

Wenn du eine Urlaubsverwaltung registrierst bekommst von uns einen Link zu deiner eigenen Urlaubsverwaltung. Unter diesem Link kann sich jeder Mitarbeiter selbst registrieren. Die Urlaubsverwaltung nutzt zur Verwaltung von Benutzern einen konfigurierbaren Security Provider. Verwendet ihr einen OpenID Connect Anbieter (wie z. B. Microsoft 365, Azure Active Directory, Auth0, Google, SAP, etc.) können wir diesen integrieren, sodass ihr euren gewohnten Login benutzen könnt. Details zur Konfiguration findest du unter Single Sign-On.

Wie kann ich Benutzer löschen?

Über die Anwendung kann man Benutzer nicht löschen, nur inaktivieren. Beim Editieren des Benutzers muss die Berechtigung Inaktiv ausgewählt werden:

Inaktivieren eines Benutzers

Mit dieser Berechtigung kann sich der Benutzer nicht mehr einloggen, aber seine Daten bleiben zu Archivierungszwecken bestehen.

Wieso kann ein Benutzer keinen Urlaub beantragen?

Damit ein Benutzer Urlaub beantragen kann, müssen seine Daten vollständig sein. In der Regel ist für den Zeitraum des Urlaubsantrags kein Urlaubsanspruch oder keine Arbeitszeiten konfiguriert.

Unter dem Menüpunkt "Benutzer" ist eine Liste der Benutzer zu finden. Mit Klick auf "Konto" des betreffenden Benutzers gelangt man zur Übersicht der Daten des Benutzers. Hier können die einzelnen Benutzerdaten wie Stammdaten, Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch durch Klick auf die Editieren-Aktion (Stift-Icon) gepflegt werden. Sobald der Benutzer über alle erforderlichen Daten verfügt, sollte er auch in der Lage sein, Urlaub zu beantragen.

Wie kann ich den Urlaubsanspruch eines Benutzers für das nächste Jahr pflegen?

Bei der Übersicht der Benutzerdaten (vgl. obige Frage) gibt es einen Unterpunkt "Urlaubsanspruch". Die angezeigte Jahreszahl stellt standardmäßig das aktuelle Jahr dar. Man kann aber auf die Jahreszahl klicken, um ein anderes Jahr auszuwählen. So kann man bspw. das nächste Jahr auswählen, um den Urlaubsanspruch für das nächste Jahr einzutragen.

Das manuelle Eintragen des Urlaubsanspruchs für das nächste Jahr ist aber nur dann notwendig, wenn sich der Urlaubsanspruch für das nächste Jahr vom diesjährigen unterscheidet. Ansonsten hat der Benutzer im nächsten Jahr den gleichen Urlaubsanspruch, den er im aktuellen Jahr hat.

Urlaubsanspruch bearbeiten

Muss ich den Resturlaub der Benutzer manuell eintragen?

Nein. Zum Anfang eines neuen Jahres (nachts am 1. Januar) läuft automatisch ein Prozess, der den Resturlaub für das neue Jahr anhand des bis dato genommenen Urlaubs im alten Jahr berechnet.

Wenn bereits Resturlaub für das nächste Jahr eingetragen wurde, wird dieser am 1. Januar automatisch überschrieben.