Benutzer und ihre Berechtigungen in der urlaubsverwaltung.cloud

Ohne Mitarbeitende, kein Unternehmen. Die Verwaltung der Mitarbeitenden und ihre Berechtigungen sind zentraler Teil der Urlaubsverwaltung.

Welche Berechtigungen gibt es?

In der Urlaubsverwaltung gibt es aktuell folgende Arten von Berechtigungen:

• Benutzer: hat Zugang zur Urlaubsverwaltung und darf Urlaub für sich selbst beantragen
• Abteilungsleiter: darf Urlaubsanträge für die Benutzer seiner Abteilungen einsehen, genehmigen und ablehnen
• Freigabe-Verantwortlicher: ist bei der zweistufigen Genehmigung von Anträgen verantwortlich für die endgültige Freigabe
• Chef: darf Urlaubsanträge aller Benutzer einsehen, genehmigen und ablehnen
• Office: darf Einstellungen zur Anwendung vornehmen, die Daten aller Mitarbeiter verwalten, Urlaub für alle Mitarbeiter beantragen/stornieren und Krankmeldungen pflegen
• Inaktiv: hat keinen Zugang mehr zur Urlaubsverwaltung (Daten des Benutzers bleiben zur Archivierung bestehen)

Es ist geplant, das aktuelle Berechtigungskonzept feingranularer zu gestalten.

Wie stelle ich die Berechtigungen eines Benutzers ein?

Als Benutzer mit der Berechtigung Office kannst du über den Menü-Punkt Benutzer in das jeweilige Konto der betreffenden Person navigieren.

Hier gibt es die Möglichkeit die Berechtigungen über das "Stift"-Symbol zu editieren.

Wann greifen neue Berechtigungen für einen Benutzer?

Nachdem die Berechtigungen für einen Mitarbeitenden angepasst wurden, sind diese sofort aktiv. Der Mitarbeitende muss sich nicht erneut anmelden.

Welcher Benutzer darf nach Registrierung Einstellungen vornehmen?

Nach der Registrierung der Urlaubsverwaltung bekommt der erste Benutzer, der sich einloggt, automatisch die Berechtigung Office

darf Einstellungen zur Anwendung vornehmen, die Daten aller Mitarbeiter verwalten, Urlaub für alle Mitarbeiter beantragen/stornieren und Krankmeldungen pflegen

Alle weiteren Benutzer werden initial mit der Berechtigung Benutzer angelegt. Für zusätzlich Berechtigungen anderer Benutzer müssen diese von ersten Benutzer vergeben werden.

Wie kann ich Benutzer löschen?

Über die Anwendung kann man Benutzer nicht löschen, nur inaktivieren. Beim Editieren des Benutzers muss die Berechtigung Inaktiv ausgewählt werden:

Mit dieser Berechtigung kann sich der Benutzer nicht mehr einloggen, aber seine Daten bleiben zu Archivierungszwecken bestehen.

Wieso kann ein Benutzer keinen Urlaub beantragen?

Damit ein Benutzer Urlaub beantragen kann, müssen seine Daten vollständig sein. In der Regel ist für den Zeitraum des Urlaubsantrags kein Urlaubsanspruch oder keine Arbeitszeiten konfiguriert.

Unter dem Menüpunkt "Benutzer" ist eine Liste der Benutzer zu finden. Mit Klick auf "Konto" des betreffenden Benutzers gelangt man zur Übersicht der Daten des Benutzers. Hier können die einzelnen Benutzerdaten wie Stammdaten, Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch durch Klick auf die Editieren-Aktion (Stift-Icon) gepflegt werden. Sobald der Benutzer über alle erforderlichen Daten verfügt, sollte er auch in der Lage sein, Urlaub zu beantragen.

Wie kann ich den Urlaubsanspruch eines Benutzers für das nächste Jahr pflegen?

Bei der Übersicht der Benutzerdaten (vgl. obige Frage) gibt es einen Unterpunkt "Urlaubsanspruch". Die angezeigte Jahreszahl stellt standardmäßig das aktuelle Jahr dar. Man kann aber auf die Jahreszahl klicken, um ein anderes Jahr auszuwählen. So kann man bspw. das nächste Jahr auswählen, um den Urlaubsanspruch für das nächste Jahr einzutragen.

Das manuelle Eintragen des Urlaubsanspruchs für das nächste Jahr ist aber nur dann notwendig, wenn sich der Urlaubsanspruch für das nächste Jahr vom diesjährigen unterscheidet. Ansonsten hat der Benutzer im nächsten Jahr den gleichen Urlaubsanspruch, den er im aktuellen Jahr hat.

Muss ich den Resturlaub der Benutzer manuell eintragen?

Nein. Zum Anfang eines neuen Jahres (nachts am 1. Januar) läuft automatisch ein Prozess, der den Resturlaub für das neue Jahr anhand des bis dato genommenen Urlaubs im alten Jahr berechnet.

Wenn bereits Resturlaub für das nächste Jahr eingetragen wurde, wird dieser am 1. Januar automatisch überschrieben.

Wann verfällt der Resturlaub eines Mitarbeitenden

Der Verfall von Resturlaub kann global für die ganze Organisation, in den Einstellungen, aktiviert bzw. deaktiviert und zusätzlich für jeden Benutzenden einzeln im Konto überschrieben werden.

Das Datum für den Verfall des Resturlaubs und ob dieser überhaupt Verfällt, kann im Konto eines Mitarbeitenden unter 'Urlaubsanspruch' individuell pro Jahr konfiguriert werden. Die Voreinstellung des Verfallsdatums ist auf den 1. April gesetzt.

Gibt es eine Möglichkeit ein Profil-Bild zu hinterlegen?

Ja, aktuell unterstützen wir für Profilbilder die Lösung Gravatar.
Gravatar ist ein kostenloser Dienst um Avatare zu hinterlegen.

D.h. man muss dort einen Account mit der betreffenden E-Mail-Adresse erstellen und sein Bild hochladen, danach wird automatisch das Profilbild in der Urlaubsverwaltung angezeigt.

Gibt es die Möglichkeit Gravatar global zu deaktivieren?

Ja, als Person mit Office-Berechtigung können Sie in den Einstellungen der Urlaubsverwaltung unter Avatare global festlegen, ob Avatare über Gravatar dargestellt werden sollen oder nicht.