Kalenderintegration in der urlaubsverwaltung.cloud

Kalenderfreigabe

In welchem Format werden die Kalender der Urlaubsverwaltung freigegeben?

Die Urlaubsverwaltung ermöglicht die Freigabe von Abwesenheiten im iCal-Format.

Was ist das iCal-Format?

iCal oder auch iCalendar ist ein standardisiertes Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. Das iCalendar-Format wird von der Mehrzahl von Kalender-Programmen akzeptiert und bietet die Möglichkeit Kalenderdaten einzubinden (abonnieren).

Welche Formen der Kalenderfreigabe gibt es?

Die Urlaubsverwaltung bietet die folgenden Möglichkeiten für eine Kalenderfreigabe:

• Mein Kalender: Der Freigabe-Link enthält nur deine Abwesenheiten
• Abteilung: Der Freigabe-Link enthält die Abwesenheiten deiner Abteilung
• Firma: Der Freigabe-Link enthält die Abwesenheiten deiner Firma. Diese Freigabe ist nur möglich, wenn ein Office-Benutzer die Konfigurationsmöglichkeit erlaubt hat.

Wie kann ich einen Kalender freigeben?

Die Kalenderfreigabe kann pro Benutzer konfiguriert werden. Um die Konfiguration in der Urlaubsverwaltung durchzuführen sind folgende Schritte zu tun:

1. Klicke auf "Kalenderfreigabe" in der Übersichtsseite oberhalb des Kalenders

2. Wähle z. B. "Meinen Kalender freigeben"

3. Es wird ein geheimer Link generiert, welchen du jetzt zum Abonnieren verwenden kannst. Weitere Infos über das Abonnieren findest du hier.

Wie kann ich eine Freigabe löschen?

Eine Freigabe kann über folgende Schritte gelöscht werden:

1. Klicke auf "Kalenderfreigabe" in der Übersichtsseite oberhalb des Kalenders

2. Wähle beim betreffenden Kalender "Freigabe löschen". Durch das Löschen ist der Zugriff über den geheimen Link nicht mehr möglich.

Welche Möglichkeiten habe ich eine iCal Kalenderfreigabe in meinem Client zu verwenden?

Hier eine Liste von Anleitungen beliebter Kalenderlösungen, welche die iCal Kalenderfreigabe unterstützen:

• Apple Calendar
• Google Calendar
• Microsoft Calendar
• Mozilla Thunderbird

Wird die iCal Kalenderfreigabe die bisherigen Kalenderintegrationen wie Exchange und Google Calendar ersetzen?

Ja, wir haben die Kalenderintegration für Google Calendar und Exchange in Version 4 der Urlaubsverwaltung als deprecated markiert und werden diese in Version 5 entfernen. Die Integration kann aber ohne weitere Einschränkungen durch die iCal Kalenderfreigabe ersetzt werden.

Welche Vorteile bringt mir das?

Durch die iCal Kalenderfreigabe können die Berechtigungen und Sichtbarkeiten feingranular konfiguriert werden, wodurch ein Datenschutz-konformer Einsatz möglich wird.

Microsoft Exchange

Welche Bedingungen muss der Exchange Benutzer erfüllen?

Es wird die E-Mail-Adresse und das Passwort des Exchange / Outlook Benutzers angegeben, der automatisch Termine anlegen soll. Für diese Zugangsdaten muss der "auto discovery"-Dienst funktionieren - am Besten dies vorher separat testen.

Außerdem muss der Benutzer über folgende Berechtigungen verfügen:

• Kalender anlegen können
• Termine im angegebenen Kalender anlegen können
• beim Anlegen von Terminen die entsprechenden Benutzer einladen können (E-Mail-Adresse der Benutzer wird hierzu verwendet)

Muss der konfigurierte Kalender existieren?

Bei der Synchronisierung wird überprüft, ob es bereits einen Kalender mit dem angegebenen Namen gibt. Wenn kein Kalender mit diesem Namen existiert, wird automatisch ein neuer angelegt.

Google Calendar

Die Urlaubsverwaltung bietet die Funktionalität Kalendereinträge in einen Kalender innerhalb von Google Calendar zu synchronisieren. Um die Synchronisation zu konfigurieren müssen folgende Voraussetzungen geschaffen werden:

1. Google Calendar API aktivieren (Enable and disable APIs)
2. Die OAuth2 Client Id als Webanwendung konfigurieren (https://console.developers.google.com).
3. Das OAuth2 Client Secret bekommt man durch die Konfiguration des OAuth Clients.
4. Die Kalender ID ist die sogenannte "Kalenderadresse" die man in den jeweiligen Kalenderdetails findet.
5. Die Weiterleitungs-URL muss beim OAuth Client als "Autorisierte Weiterleitungs-URL" angegeben werden.