Kalenderintegration in der urlaubsverwaltung.cloud

Kalenderfreigabe

In welchem Format werden die Kalender der Urlaubsverwaltung freigegeben?

Die Urlaubsverwaltung ermöglicht die Freigabe von Abwesenheiten im iCal-Format.

Was ist das iCal-Format?

iCal oder auch iCalendar ist ein standardisiertes Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. Das iCalendar-Format wird von der Mehrzahl von Kalender-Programmen akzeptiert und bietet die Möglichkeit Kalenderdaten einzubinden (abonnieren).

Welche Formen der Kalenderfreigabe gibt es?

Die Urlaubsverwaltung bietet die folgenden Möglichkeiten für eine Kalenderfreigabe:

• Mein Kalender: Der Freigabe-Link enthält nur deine Abwesenheiten
• Abteilung: Der Freigabe-Link enthält die Abwesenheiten deiner Abteilung
• Firma: Der Freigabe-Link enthält die Abwesenheiten deiner Firma. Diese Freigabe ist nur möglich, wenn ein Office-Benutzer die Konfigurationsmöglichkeit erlaubt hat.

Wie kann ich einen Kalender freigeben?

Die Kalenderfreigabe kann pro Benutzer konfiguriert werden. Um die Konfiguration in der Urlaubsverwaltung durchzuführen sind folgende Schritte zu tun:

1. Klicke auf "Kalenderfreigabe" in der Übersichtsseite oberhalb des Kalenders

2. Wähle z. B. "Meinen Kalender freigeben"

3. Es wird ein geheimer Link generiert, welchen du jetzt zum Abonnieren verwenden kannst. Weitere Informationen über das Abonnieren findest du hier.

Wie kann ich eine Freigabe löschen?

Eine Freigabe kann über folgende Schritte gelöscht werden:

1. Klicke auf "Kalenderfreigabe" in der Übersichtsseite oberhalb des Kalenders

2. Wähle beim betreffenden Kalender "Freigabe löschen". Durch das Löschen ist der Zugriff über den geheimen Link nicht mehr möglich.

Welche Möglichkeiten habe ich eine iCal Kalenderfreigabe in meinem Client zu verwenden?

Hier eine Liste von Anleitungen beliebter Kalenderlösungen, welche die iCal Kalenderfreigabe unterstützen:

• Apple Calendar
• Google Calendar
• Microsoft Calendar
• Mozilla Thunderbird
• Nextcloud Kalender-App

Wird die iCal Kalenderfreigabe die bisherigen Kalenderintegrationen wie Exchange und Google Calendar ersetzen?

Ja, wir haben die Kalenderintegration für Google Calendar und Exchange in Version 4 der Urlaubsverwaltung als deprecated markiert und werden diese in Version 5 entfernen. Die Integration kann aber ohne weitere Einschränkungen durch die iCal Kalenderfreigabe ersetzt werden.

Welche Vorteile bringt mir das?

Durch die iCal Kalenderfreigabe können die Berechtigungen und Sichtbarkeiten feingranular konfiguriert werden, wodurch ein Datenschutz-konformer Einsatz möglich wird.

Google Calendar

Die Urlaubsverwaltung bietet die Möglichkeit, Kalendereinträge in einen Google Calendar zu synchronisieren. Um die Synchronisation zu konfigurieren, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Google Calendar API ist aktiviert unter API-Bibliothek (Dokumentation)

   

   

2. Ein OAuth2 Client als Webanwendung ist erstellt

   Gehe dazu auf https://console.developers.google.com und führe folgende Schritte aus:

   • OAuth2-Client-ID erstellen

   

   • OAuth2-Client-ID als Webanwendung (Anwendungstyp) konfigurieren

   

   • Autorisierte Weiterleitungs-URIs angeben (siehe dazu die Information in den Einstellungen der Urlaubsverwaltung)
   • Client-ID und Clientschlüssel sind für Punkt 5 notwendig

3. Unter "Zielgruppe" ist ein Testnutzer angelegt

   Der Testnutzer entspricht dem Benutzerkonto der Person, die den Google-Kalender zur Synchronisation verwendet.

   

4. Die Kalender ID ist notiert

   Die Kalender-ID entspricht der E-Mail-Adresse deines Google-Kontos (bei Verwendung des primären Kalenders), das für die Synchronisation genutzt wird. Diese ID ist erforderlich, um den Kalender in der Urlaubsverwaltung einzubinden. Du findest sie in den Einstellungen deines Google Kalenders.

5. Handshake ist in der Urlaubsverwaltung durchgeführt

   Alle Informationen aus den vorherigen Punkten müssen nun in deiner Urlaubsverwaltung unter „Einstellungen > Kalender Synchronisation“ eingetragen werden. Anschließend klickst du auf „Zugriff erlauben“. Es öffnet sich eine Seite, auf der du dich mit deinem Google-Konto anmelden kannst. Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Synchronisation automatisch durchgeführt, und es erscheint die Bestätigung: „Verbindung zum Google-Kalender ist hergestellt.“